Geltungsbereich

Art. 1.

¹ Diese Verordnung regelt die Aufbewahrung von Akten im Staatsarchiv sowie in anderen Archiven der staatlichen Behörden und der Staatsverwaltung. Vorbehalten bleiben abweichende Vorschriften über die Aufbewahrung von Gerichtsakten.²

Archivgut

a) Bestand

Art. 2.

¹ Das Staatsarchiv umfasst das Archivgut:

a) der Landvogteien vor 1798;

b) des Kantons Säntis und der st.gallischen Teile des Kantons Linth von 1798 bis 1803;

c) der staatlichen Behörden und der Staatsverwaltung seit 1803;

d) der Gerichte seit 1798;

e) von Institutionen, Organisationen, Familien und Einzelpersonen, soweit das Archivgut für die Geschichte des Kantons von Bedeutung ist und in dessen Eigentum steht oder dem Staatsarchiv zur Aufbewahrung übergeben wird.

b) Neueingänge

Art. 3.

¹ Das Staatsarchiv besorgt die Aufbewahrung der erhaltungswürdigen Akten:

a) des Grossen Rates und seiner Kommissionen;

b) des Regierungsrates und der von ihm eingesetzten Kommissionen;

c) der Staatskanzlei, der Departemente und ihrer Dienststellen einschliesslich der Bezirksämter;

d) der Gerichte;

e) der selbständigen öffentlich-rechtlichen Anstalten des Staates.

Archivierungsgrundsätze

a) Erhaltung des Archivgutes

Art. 4.

¹ Akten dürfen nicht vernichtet werden, bevor das Staatsarchiv über ihre Erhaltungswürdigkeit befunden hat.

² Erhaltungswürdige Akten dürfen nicht durch magnetische oder andere beschränkt haltbare Informationsträger ersetzt werden. Das Staatsarchiv kann Ausnahmen bewilligen mit der Auflage, dass regelmässig Ausdrucke erstellt werden. Es bestimmt Art und Zeitpunkte.

³ Behörden, Amtsstellen und Anstalten beseitigen ihre nicht erhaltungswürdigen Akten entsprechend deren Vertraulichkeitsgrad.

b) Zwischenarchive

Art. 5.

¹ Behörden, Amtsstellen und Anstalten, deren Akten das Staatsarchiv aufbewahrt, führen Zwischenarchive. Darin werden die erhaltungswürdigen Akten laufend und nach einem im Einvernehmen mit dem Staatsarchiv erstellten Registraturplan abgelegt.

² Sie bezeichnen geeignete Beamte oder Angestellte als für die Ordnung im Zwischenarchiv verantwortlich.

³ Die Akten werden so lange im Zwischenarchiv aufbewahrt, als sie laufend benötigt werden.

c) Ablieferung

Art. 6.

¹ Behörden, Amtsstellen und Anstalten, deren Akten das Staatsarchiv aufbewahrt, sind zur Ablieferung verpflichtet.

² Die Ablieferung erfolgt in Absprache mit dem Staatsarchiv, in der Regel alle zehn Jahre.

Benützung

a) im allgemeinen

Art. 7.

¹ Das Archivgut steht in erster Linie Behörden, Amtsstellen und Anstalten zur Verfügung, deren Akten im Staatsarchiv aufbewahrt werden.

² Private können das Archivgut im Lesesaal des Staatsarchivs einsehen.

³ Für besondere Dienstleistungen können angemessene Gebühren verlangt werden.

b) Ausleihe

Art. 8.

¹ Archivgut kann anderen inländischen Archiven zu wissenschaftlichen Zwecken ausgeliehen werden, wenn die sachgemässe Behandlung gewährleistet ist.

² Historisch wertvolle Akten dürfen nicht ausgeliehen werden.

Sperrfrist

a) Grundsatz

Art. 9.

¹ Nicht veröffentlichte Akten sind während einer Sperrfrist von dreissig Jahren seit ihrer Anfertigung der Öffentlichkeit nicht zugänglich.

² Das Staatsarchiv kann die Sperrfrist verlängern, soweit öffentliche oder schutzwürdige private Interessen es erfordern. Es hört jene Behörde, Amtsstelle oder Anstalt an, welche die Akten abgeliefert hat.

b) Ausnahmen

Art. 10.

¹ Während der Sperrfrist kann im Interesse von Wissenschaft oder Rechtsanwendung Einsicht in Akten gewährt werden, wenn der Schutz öffentlicher oder privater Interessen gewährleistet ist.

² Akten, an deren Geheimhaltung kein öffentliches oder schutzwürdiges privates Interesse besteht, können von der Sperrfrist ausgenommen werden.

³ Zuständig ist jene Behörde, Amtsstelle oder Anstalt, welche die Akten angefertigt oder abgeliefert hat.

Organisation

a) Departement des Innern

Art. 11.

¹ Das Departement des Innern vollzieht diese Verordnung.

² Es erlässt eine Benützungsordnung für das Staatsarchiv.

b) Staatsarchiv

Art. 12.

¹ Das Staatsarchiv hat insbesondere folgende Aufgaben:

a) Sorge für sichere Aufbewahrung, Vollständigkeit und Benützbarkeit des Archivgutes;

b) Beratung ablieferungspflichtiger Behörden, Amtsstellen und Anstalten;

c) Erlass näherer Weisungen zu den Archivierungsgrundsätzen³;

d) Erstellen von Dokumentationen für die Mitglieder des Regierungsrates und den Staatsschreiber;

e) Öffentlichkeitsarbeit zur Förderung des Verständnisses für die Geschichte des Kantons.

² Es wird vom Staatsarchivar geleitet.

Änderung bisherigen Rechts

Art. 13.

Die Bibliotheksverordnung vom 22. März 1983⁴ wird wie folgt geändert:

Art. 3 Abs. 1 lit. e (neu).

¹ Die Kantonale Verwaltungsbibliothek:

e)hält die eidgenössische und die kantonale Gesetzessammlung zur Einsichtnahme bereit.

Aufhebung bisherigen Rechts

Art. 14.

¹ Die Verordnung über das Staatsarchiv vom 31. Januar 1952⁵ wird aufgehoben.

Vollzugsbeginn

Art. 15.

¹ Diese Verordnung wird ab 1. September 1984 angewendet.